Healthcare digital transformation: il caso Humanitas e la modernizzazione dei sistemi core

Di cosa ha bisognoun'organizzazione del settore sanitario che vuole affrontare con successo latrasformazione digitale?

È fondamentale,innanzitutto, poter contare su una piattaforma tecnologica stabile maampiamente personalizzabile. Serve poi un'architettura software in grado diadattarsi a modelli operativi che, dovendo rispondere a framework normativirigidi e in continua evoluzione, richiedono controllo, flessibilità e unagovernance centralizzata.

Allo stesso modo,l'ambiente in cui va implementata la transizione dovrebbe garantire la capacitàdi supportare in modo nativo processi complessi e interdipendenti,lasciando spazio all'integrazione con le tecnologie emergenti. A tuttoquesto, bisogna aggiungere una roadmap evolutiva che poggi su metodologieconsolidate.

La sfida della trasformazione digitale nel settore sanitario, il primato di Humanitas

Lo sa bene Humanitas – secondo gruppo ospedaliero italiano, a cui fanno capo oltre 25 aziende tra poliambulatori, ospedali, fondazioni e società – tra i primi player del settore sanitario ad aver intrapreso un programma di trasformazione digitale che ha coinvolto tutti i processi core: acquisti, logistica sanitaria, ricerca, contabilità, gestione cespiti, reporting direzionale e controlling. Processi che, prima di effettuare la migrazione a SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, venivano orchestrati tramite 25 differenti sistemi legacy.

Parliamo quindi di una vera e propria rivoluzione, anche sul piano operativo e culturale, che ha già permesso al gruppo di uniformare e innovare le procedure amministrative a cavallo di quattro aziende ospedaliere (Istituto Clinico Humanitas, Ospedale San Pio X, Cliniche Gavazzeni, Ospedale Mater Domini), due fondazioni e cinque società, tra cui la stessa holding. Sono oltre mille gli utenti che hanno effettuato la migrazione al nuovo sistema, che nel corso del prossimo biennio verrà gradualmente esteso anche nelle strutture di Piemonte – dove il roll out è appena iniziato – e Sicilia.

L'expertise di Exprivia e lo sviluppo di una soluzione su misura per il settore sanitario

Il progetto, implementato su infrastruttura Google Cloud, è stato gestito da Exprivia, che non si è limitata a guidare Humanitas lungo il percorso di migrazione, ma ha di fatto dato vita a una soluzione ad hoc.

Exprivia Health Solution – questo il nome della nuova offerta, oggi disponibile per tutti i player del comparto sanitario – è stata infatti qualificata come SAP Qualified Partner-Packaged Solution ed è frutto delle esperienze maturate da Exprivia negli ultimi dieci anni su questo specifico verticale. Il primo progetto di rilievo in tal senso ha riguardato la realizzazione di un Sistema Informativo Gestionale e Contabile Unitario per SoReSa SpA (Società Regionale per la Sanità costituita dalla Regione Campania per la realizzazione di azioni strategiche finalizzate alla razionalizzazione della spesa), a cui ha fatto seguito l'implementazione di un ERP per l'Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari di Trento.

L’offerta, dunque, scaturisce da un expertise consolidata e decisamente peculiare sul mercato italiano. Tant'è che la stessa SAP, di cui Exprivia è Gold partner, certifica che “la soluzione viene implementata in base a un ambito predefinito, sfruttando l'uso di preconfigurazioni, acceleratori, metodologie e servizi personalizzati per aiutare i clienti a semplificare l'operatività e a ottenere un rapido time-to-value con rischi ridotti e risultati prevedibili”.

Exprivia Health Solution risponde quindi in modo diretto alle esigenze di un comparto troppo spesso caratterizzato da soluzioni fornite da system integrator locali o addirittura “home made”: soluzioni che, essendo cucite addosso alle esigenze specifiche di ciascun soggetto, implicano la presenza di sistemi eterogenei, generalmente non interoperabili, che rischiano di minare alla radice qualsiasi tentativo di vera trasformazione digitale.

SAP e Gruppo Exprivia: un centro di eccellenza per la digital transformation

Il progetto sviluppato per Humanitas: standardizzare senza perdere flessibilità

Anche nel caso di Humanitas è stato necessario affrontare questo scenario di partenza. Il primo passo è dunque consistito nella ripresa e nell'armonizzazione dei dati residenti nei vari sistemi.

Nei diversi roll-out sono state eseguite attività di armonizzazione delle anagrafiche, volte a creare un’anagrafica centralizzata di fornitori, clienti e materiali, cercando di limitare al massimo le duplicazioni. I sistemi legacy di origine erano diversi e ciascuno gestiva i campi in modo specifico, con strutture e logiche differenti per la registrazione delle informazioni. Grazie alla collaborazione tra Humanitas ed Exprivia, è stato possibile analizzare queste differenze, uniformare i dati e bonificare il pregresso, garantendo così un archivio coerente, completo e affidabile.

Ad oggi, l’anagrafica centralizzata comprende circa 10 mila fornitori, 4 milioni di clienti (tra cui pazienti) e 90 mila materiali. La disponibilità di dati armonizzati e centralizzati consente a Humanitas di gestire ogni attività futura di gestione, analisi o integrazione dei dati partendo da una base solida, affidabile e pronta a supportare efficacemente le strategie aziendali.

A questi dati di base si affiancano i volumi gestiti operativamente dal sistema: ogni anno vengono processati oltre 5 milioni di documenti contabili, a testimonianza della capacità della piattaforma di supportare in modo affidabile e continuativo l’operatività amministrativa e finanziaria del gruppo.

Sfruttando una serie di acceleratori è stato possibile bonificare i dataset e allineare con il nuovo ambiente ERP tutti i processi aziendali core, orchestrati come detto da oltre 25 soluzioni legacy. L’integrazione è stata garantita dalla SAP BTP Integration Suite, che ha giocato un ruolo fondamentale nell'assicurare coerenza dei dati, continuità operativa e una comunicazione fluida e tracciabile tra tutti i processi. L’adozione di SAP FIORI e di un’architettura Web Based accessibile anche da mobile hanno poi conferito al progetto scalabilità, interoperabilità e aderenza alle normative, oltre a una user experience appagante e intuitiva.

Grazie a un approccio greenfield Exprivia ha potuto disegnare un’architettura pulita, moderna e orientata al futuro: più nello specifico, la piattaforma è stata parametrizzata per coprire in modo puntuale tutti i cicli operativi strategici del gruppo, e ogni processo è stato modellato per riflettere le specificità di un’organizzazione complessa e multi sito come Humanitas.

Alla standardizzazione, punto di forza dell'ecosistema SAP, è stato affiancato un lavoro mirato di personalizzazione, indispensabile per colmare il divario tra le logiche generali della suite e le esigenze operative di Humanitas. Il che ha comportato centinaia di interventi lungo l'intero progetto: dalla configurazione dei flussi di approvvigionamento alla gestione dei fondi di ricerca, dalla tracciabilità dei beni in reparto alla contabilizzazione automatica degli eventi aziendali. A livello funzionale, il sistema è stato configurato per attivare moduli chiave, ciascuno adattato con precisione alle necessità del cliente.

Metodo iterativo e competenze verticali per governare la complessità

L’approccio metodologico proposto e utilizzato per affrontare la trasformazione è basato su modelli iterativi. Il che ha permesso di bilanciare rigore e flessibilità, mantenendo il controllo sui deliverable e al tempo stesso favorendo l’adattamento alle esigenze emerse durante le fasi esecutive.

Fondamentale è stato anche il processo di selezione e composizione del team di progetto. Sebbene la Direzione SAP di Exprivia conti più di 450 specialisti delle tecnologie del vendor, sono stati scelti profili altamente specializzati nel settore sanitario, con anni di esperienza in ambito SAP su progetti complessi del comparto healthcare e competenze verticali certificate. Queste professionalità hanno garantito profonda conoscenza dei processi tipici del settore sanitario, un linguaggio comune con gli stakeholder di Humanitas e una capacità di intervento rapida ed efficace nelle fasi più critiche del progetto. Ciò ha permesso di mantenere alta la qualità del risultato, perché ogni modulo è stato validato in modo incrementale. È stata poi favorita l’adozione da parte degli utenti, che hanno potuto vedere il sistema crescere e adattarsi alle loro esigenze reali. Si è, infine, creato un clima di collaborazione costante tra Exprivia e Humanitas, trasformando il progetto in un vero laboratorio di co-creazione.

Questo approccio metodologico ha permesso di superare agevolmente potenziali criticità legate alla digital transformation di processi peculiari del settore Healthcare, come per esempio quelli relativi al riapprovvigionamento e alla logistica di reparto. Oggi gli operatori del gruppo Humanitas sono in grado di effettuare il riordino di medicinali e strumenti mediante SAP FIORI, grazie a una piattaforma che gestisce in modo trasparente qualsiasi tipo di invocazione tramite API e servizi Web. Il sistema, infatti, supporta ogni giorno l’intera operatività logistica del gruppo, registrando quotidianamente 140 mila ordini, 30 mila richieste di acquisto garantendo così tracciabilità completa, coerenza dei dati e aggiornamento in tempo reale di tutti i flussi logistici.

I benefici ottenuti da Humanitas: non solo più efficienza, ma anche più valore

I vantaggi di un progetto di migrazione a SAP come quella affrontata da Humanitas sono considerevoli e si traducono non solo in un elevato ritorno sull'investimento, ma anche in nuove opportunità di creazione di valore, per i lavoratori e per gli utenti delle strutture.

L'adozione di un sistema uniforme per la gestione di processi contabili, acquisti e workflow permette innanzitutto di standardizzare le procedure, appianando le differenze tra le componenti del gruppo e migliorando la compliance a tutti i livelli. Si tratta di un vero e proprio processo di ridefinizione dei ruoli e dei profili, che contribuisce a ridurre gli sforzi gestionali e a migliorare la qualità del lavoro.

Sul piano dell'IT management, invece, l’utilizzo di un unico kernel facilita la manutenzione dei sistemi, riducendo i costi totali di gestione e minimizzando i disservizi. Un altro vantaggio decisivo è dato dalla centralizzazione delle anagrafiche: prima dell'implementazione della piattaforma SAP, richiamare i dati relativi a partner e fornitori poteva comportare grosse perdite di tempo e soprattutto errori di compilazione. Oggi, grazie al lavoro di bonifica e armonizzazione propedeutico alla migrazione, il materiale censito è aggiornato in modo automatico e con criteri univoci in tutto il gruppo, evitando ridondanze ed errori all'interno dei database e aumentando costantemente la qualità delle informazioni.

Non va infine sottovalutato il fatto che l’adozione di una soluzione commerciale, benché ampiamente personalizzata, permette di beneficiare degli aggiornamenti periodici di SAP, che propone nuove funzionalità e innovazioni – basti pensare alle componenti di automazione, al machine learning e ai big data analytics – attraverso release che non minano la stabilità del sistema.

L'impianto ERP implementato, del resto, non solo integra processi esistenti ma prepara l’organizzazione ad accogliere le innovazioni che stanno già ridefinendo il settore. Una di queste, naturalmente, è l’intelligenza artificiale. Grazie alla SAP AI stiamo entrando in una nuova fase in cui la tecnologia non è più solo uno strumento di automazione, ma un vero e proprio co-pilota decisionale. In ambito sanitario, questo significa poter analizzare grandi volumi di dati clinici e gestionali in tempo reale, generare insight predittivi, supportare la ricerca e migliorare la qualità delle cure.