Parlare di ERP adoption nel mondo sanitario significa affrontare un tema estremamente complesso: le parole d'ordine nell'ambito dell'healthcare, specie se si prende in considerazione uno scenario stratificato come quello italiano, sono integrazione e interoperabilità.
Nell'ottica di dare vita a una sanità realmente focalizzata sul territorio e sulle esigenze dei cittadini, le regioni sono chiamate a ottimizzare le risorse tra le diverse strutture e lungo l'intera catena del valore, alimentando un ecosistema che faccia dell'efficienza la cifra caratterizzante di tutti i processi operativi.
Solo così sarà possibile migliorare costantemente tempi e modalità di pagamento, semplificare le pratiche di riconciliazione delle fatture e gestire le funzioni di procurement e logistica con sempre maggiore efficacia.
Una ERP adoption efficace consente in questo senso non solo di arrivare a una gestione dei dati fluida, ma anche di abbracciare la trasformazione digitale. Il che contribuisce ad aumentare l'efficienza operativa, migliorando il contenimento dei costi senza andare a scapito della qualità delle prestazioni. La scelta di SAP S/4HANA, in particolare, offre alle organizzazioni sanitarie la possibilità di accedere a una piattaforma completa e modulare, che consolida i dati amministrativi, finanziari e logistici in un unico sistema, rendendoli sempre disponibili in tempo reale.
Perché scegliere SAP S/4HANA nella sanità: benefici e obiettivi
Parliamo quindi di un'integrazione che abilita processi decisionali più rapidi e che, grazie a specifiche componenti di automazione, riduce i processi manuali. Questo permette di eliminare alla radice gli errori di data entry e le onerose sessioni di riconciliazione dei dati a cavallo di sistemi eterogenei.
Interoperabilità e integrazione sono, come detto, pilastri fondamentali quando ci sono di mezzo i dati al servizio dell'assistenza sanitaria moderna. SAP S/4HANA svolge un ruolo fondamentale in questo ecosistema supportando protocolli di settore che facilitano la comunicazione fluida tra tutti gli attori della catena del valore.
Ma è solo l'inizio: le funzionalità di analisi avanzate incluse nella suite SAP S/4HANA consentono di ottenere insight dettagliati sulla gestione amministrativa, sui processi operativi e sulla disponibilità delle risorse umane, favorendo lo sviluppo di un approccio proattivo alla gestione dell'ordinaria amministrazione così come delle situazioni di emergenza.
Fattori critici di successo nella migrazione ERP in ambito sanitario
Ma cosa occorre per implementare correttamente SAP S/4HANA? Il successo di una ERP adoption in ambito sanitario dipende da diversi fattori critici, che in molti casi esulano dalle questioni squisitamente tecniche. Il merito è sostanzialmente della tecnologia SAP, stabile e consolidata anche per verticali complessi come quello dell'healthcare: l'apporto del cloud negli ultimi anni, poi, non ha fatto che ampliare le possibilità di aggiungere funzionalità personalizzate senza dover necessariamente stravolgere i processi esistenti.
Anche in questo scenario, però, rimane essenziale la data quality: dataset accurati, completi e ben strutturati sono cruciali per una transizione fluida e per lo sviluppo di strumenti di analisi affidabili. Garantire la pulizia e la convalida dei dati prima della migrazione previene potenziali criticità dopo il roll out della suite.
Fatta questa doverosa premessa, le organizzazioni dovrebbero focalizzarsi soprattutto sulla gestione del cambiamento, che presuppone la preparazione del personale a nuovi flussi di lavoro, strumenti e responsabilità attraverso un piano di comunicazione e di formazione efficaci.
Un adeguato reskilling della popolazione aziendale garantisce che gli utenti siano competenti e si sentano sicuri nell'approcciarsi ai nuovi strumenti, riducendo al minimo le resistenze e gli errori procedurali nel post-migrazione. La collaborazione tra gli stakeholder e tra i reparti amministrativi e IT, d'altra parte, favorisce l'allineamento degli obiettivi e riduce i silos informativi e funzionali, facilitando in ultima analisi la risoluzione dei problemi.
Pianificare una implementazione ERP di successo nella sanità
A questi fattori bisogna aggiungere un'accurata pianificazione del progetto: la valutazione dei rischi connessi alla ERP adoption e un approccio graduale all'implementazione della piattaforma contribuiscono a rendere la complessità più gestibile, riducendo al minimo le potenziali interruzioni operative.
In questo senso bisogna innanzitutto scegliere la strategia di migrazione più appropriata, valutando le peculiarità degli approcci greenfield e brownfield in base alle esigenze organizzative e alla maturità digitale della struttura, ed eventualmente puntando su un approccio ibrido. Una implementazione ben pianificata non si limita a ridurre l'impatto della trasformazione dei sistemi, ma si rivela anche estremamente preziosa nell'ottica di rendere l'ERP un investimento strategico per la sostenibilità a lungo termine dell'organizzazione.
Considerazioni sulla strategia di ERP adoption
Prima di affrontare una ERP adoption, le organizzazioni sanitarie dovrebbero innanzitutto analizzare il panorama IT attuale, valutando la sostituibilità dei sistemi legacy, la complessità dei flussi dati e i possibili punti di integrazione.
La strategia come accennato dipende anche dalla maturità digitale dell'organizzazione: le entità meno digitalizzate potrebbero beneficiare di una roadmap completa e graduale con programmi approfonditi di formazione e change management, mentre le organizzazioni più mature potrebbero optare per una migrazione rapida con tempi di inattività minimi.
In entrambi i casi, fare affidamento su partner certificati SAP è fondamentale nell'ottica di delineare una roadmap che bilanci rischi, costi e tempi di system integration. La fase di assessment può richiedere uno sforzo di ascolto e di comprensione supplementare, ma è bene precisare che si tratta di un vero e proprio investimento: un percorso di ERP adoption ben orchestrato riduce al minimo le interruzioni operative, massimizza il ROI e aiuta l'intera organizzazione ad affrontare con maggior sicurezza un passaggio evolutivo comunque non banale.
Pianificazione e gestione del cambiamento organizzativo
Un partner affidabile può fare la differenza anche rispetto alla gestione del cambiamento, che deve necessariamente iniziare con una comunicazione chiara: informare il personale sui motivi dell'adozione del nuovo sistema, sui vantaggi attesi e sull'impatto sulle routine quotidiane aiuta a creare consenso e a ridurre le resistenze.
Coinvolgere gli stakeholder fin dalle prime fasi del progetto contribuisce ad alimentare il senso di appartenenza, allineando obiettivi e aspettative. La creazione di un team dedicato al change management o la predisposizione di campioni aziendali – scelti tra le figure di riferimento all'interno dei reparti – può facilitare la raccolta di feedback, accelerando la risoluzione dei problemi e aiutando a mantenere il focus sul progetto.
Anche la riprogettazione dei processi è parte integrante di una strategia di ERP adoption: ottimizzare i flussi di lavoro prima, durante e dopo la migrazione è essenziale per riuscire a sfruttare appieno i vantaggi della trasformazione digitale, specie in un settore delicato come quello sanitario.